اهمیت معیار های ارزیابی در مراحل داوطلبی پروژه ها

عبدالبصیر عمرشاه خیل
محقق دکتورای اقتصاد و تجارت بین الملل

معیارهای ارزیابی در مراحل مختلف تدارکاتی، ابزارهایی هستند که به تصمیم‌گیرندگان کمک می‌کنند تا فرآیند تدارکاتی را به‌ صورت شفاف، منصفانه و کارآمد مدیریت کنند. این معیارها باید در تمامی مراحل از برنامه‌ریزی تا ارزیابی نهایی به ‌خوبی تعریف و اجرا شوند.
1. مرحله پلان‌گذاری
در مرحله پلان گزاری، معیارهای ارزیابی باید کمک کنند تا نیازهای واقعی شناسایی شده و برنامه‌ریزی دقیق انجام شود. این معیارها عبارتند از:
1.1. وضوح نیازمندی‌ها: آیا نیازهای پروژه به ‌صورت دقیق و واضح تعریف شده‌اند؟
1.2. تطابق با بودجه: آیا برنامه‌ریزی با بودجه موجود و محدودیت‌های مالی سازگار است؟
1.3. زمان‌بندی: آیا جدول زمانی برای تکمیل تدارکات واقع‌بینانه و عملی است؟
1.4. همسویی با اهداف استراتژیک: آیا برنامه‌ ریزی تدارکاتی با اهداف و سیاست‌های کلان سازمان مطابقت دارد؟
2.مرحله تهیه اسناد داوطلبی
معیارهای این مرحله باید بر کیفیت و شفافیت اسناد تمرکز داشته باشند و عبارت اند از:
2.1. شفافیت و جامعیت: آیا اسناد داوطلبی تمام اطلاعات لازم را دربر دارند؟
2.2. بی‌طرفی: آیا اسناد به ‌گونه ‌ای طراحی شده ‌اند که هیچ‌گونه تبعیضی بین داوطلبان وجود نداشته باشد؟
2.3. سازگاری با قوانین: آیا اسناد مطابق با قوانین و مقررات ملی و بین‌المللی تهیه شده‌اند؟
2.4.    قابلیت رقابت: آیا شرایط اسناد باعث تشویق تعداد بیشتری از داوطلبان برای شرکت می‌شود؟
3. مرحله آفرگشایی
در این مرحله، معیارها باید به شفافیت و بی‌طرفی در بازگشایی آفرها کمک کنند:
3.1. رعایت زمان‌بندی: آیا آفرها در زمان معین بازگشایی می‌شوند؟
3.2. حفظ محرمانگی: آیا اطلاعات داوطلبان تا زمان بازگشایی محرمانه باقی می‌ماند؟
3.3. شفافیت فرآیند: آیا روند بازگشایی به‌ صورت عمومی یا تحت نظارت قانون انجام می‌شود؟
3.4. دقت در ثبت اطلاعات: آیا تمام آفرها به ‌درستی ثبت و مستندسازی می‌شوند؟
4. مرحله ارزیابی آفرها
معیارهای این مرحله شامل بررسی دقیق پیشنهادات بر اساس الزامات فنی و مالی است:
4.1. تطابق فنی: آیا پیشنهادات با نیازمندی‌ های فنی مشخص شده در اسناد داوطلبی مطابقت دارند؟
4.2. قیمت‌گذاری: آیا قیمت پیشنهادی رقابتی و معقول است؟
4.3. ظرفیت و تجربه: آیا داوطلب توانایی مالی، فنی و اجرایی لازم برای انجام پروژه را دارد؟
4.4.  زمان‌بندی تحویل: آیا داوطلب می‌تواند پروژه را در زمان مقرر تکمیل کند؟
4.5. ارزیابی ارزش برای پول: آیا پیشنهاد ارائه شده بهترین ارزش را برای سرمایه‌گذاری ارائه می‌دهد؟
5. مرحله تصمیم‌گیری و اعطای قرارداد
معیارهای این مرحله باید تضمین کنند که قرارداد به مناسب‌ترین داوطلب اعطا می‌شود:
5.1. منصفانه بودن انتخاب: آیا انتخاب براساس معیارهای ارزیابی از پیش تعیین شده انجام شده است؟
5.2. رعایت شفافیت: آیا فرآیند تصمیم‌گیری مستندسازی و قابل پیگیری است؟
5.3. قابلیت اجرای قرارداد: آیا شرایط قرارداد به ‌گونه‌ای است که امکان اجرای موفق آن وجود دارد؟
مهمترین تأثیرات مثبت و منفی معیار های ارزیابی در مراحل داوطلبی از منظر پالیسی ها و طرزالعمل‌ های تدارکاتی، برنامه‌ریزی، اسناد داوطلبی، آفرگشایی و ارزیابی آفرها، عبارت اند از:
1. تأثیرات مثبت:
1.1. از منظر پالیسی و طرزالعمل‌های تدارکاتی:
1.1.1. شفافیت و انصاف: معیار های ارزیابی مشخص و مدون باعث شفافیت بیشتر روند تدارکاتی می‌شوند و از اعمال سلیقه ‌های شخصی جلوگیری می‌کنند.
1.1.2. سازگاری با اهداف سازمانی: معیارهای مشخص کمک می‌کنند که سیاست‌ های تدارکاتی به اهداف کلی سازمان هماهنگ باشد.
1.1.3.    پیشگیری از تضاد منافع: تطبیق معیارها با پالیسی‌های مصوب، امکان تقلب یا سوگیری را کاهش می‌دهد.
1.2. از منظر پلان‌گذاری:
1.2.1.    بهبود پیش ‌بینی: معیارهای واضح در ارزیابی، برنامه ‌ریزی دقیق‌تر و زمان ‌بندی مؤثرتری را فراهم می‌کنند.
1.2.2.    تخصیص بهینه منابع: کمک به تخصیص مناسب بودجه و منابع به پروژه ‌های اولویت‌دار.
1.3. از منظر اسناد داوطلبی:
1.3.1.    دقت و جامعیت اسناد: معیارها باعث می‌شوند که اسناد داوطلبی جامع‌تر تهیه شده و تمام الزامات مشخص باشند.
1.3.2. افزایش رقابت‌پذیری: معیار های شفاف، امکان مشارکت بیشتر تأمین‌کنندگان را فراهم می‌کنند.
1.4. از منظر آفرگشایی:
1.4.1. تسریع روند تصمیم‌گیری: معیار های روشن کمک می‌کنند تا فرآیند بازگشایی و ثبت آفرها سریع‌تر انجام شود.
1.4.2.    کاهش اختلافات: تأمین‌کنندگان درک بهتری از روند آفرگشایی خواهند داشت، که منجر به کاهش اختلافات می‌شود.
1.5. از منظر ارزیابی آفرها:
1.5.1. ارزیابی عینی و منصفانه: معیار ها، امکان ارزیابی دقیق و بی‌طرفانه را فراهم می‌کنند.
1.5.2.  انتخاب بهترین تأمین‌کننده: با توجه به معیار ها، گزینه‌ای انتخاب می‌شود که بیشترین تطابق را با نیاز ها دارد.
2. تأثیرات منفی:
2.1. از منظر پالیسی ها و طرزالعمل ‌های تدارکاتی:
2.1.1.    پیچیدگی بیش از حد: معیار های بیش از حد پیچیده یا غیرضروری ممکن است روند اجرایی را کند کند.
2.1.2.    عدم انعطاف‌پذیری: سخت‌گیری در تطبیق معیارها می‌تواند به عدم تطبیق با شرایط خاص منجر شود.
2.2. از منظر پلان‌گذاری:
2.2.1.    تأخیر در تصمیم‌گیری: توجه به جزئیات معیارها ممکن است برنامه ‌ریزی را زمان ‌بر کند.
2.2.2. هزینه ‌های اضافی: تعیین معیار های پیچیده ممکن است هزینه ‌های اجرایی و مدیریتی را افزایش دهد.
2.3. از منظر اسناد داوطلبی:
2.3.1.    ابهام در معیارها: عدم تعریف دقیق معیارها می‌تواند موجب سوء‌تفاهم میان طرفین شود.
2.3.2.    کاهش مشارکت: معیار های سختگیرانه ممکن است مانع مشارکت شرکت‌ های کوچک یا تازه‌کار شوند.
2.4. از منظر آفرگشایی:
2.4.1.    افزایش احتمال اعتراض: در صورت ابهام یا ناعادلانه بودن معیارها، اعتراض‌ها افزایش می‌یابد.
2.4.2. زمان ‌بر شدن فرآیند: بررسی معیار های پیچیده در آفرها ممکن است فرآیند بازگشایی را به تأخیر بیندازد.
2.5. از منظر ارزیابی آفرها:
2.5.1.    تأثیرگذاری عوامل انسانی: حتی با معیار های واضح، قضاوت انسانی ممکن است به خطا های ارزیابی منجر شود.
2.5.2.    نارضایتی شرکت‌کنندگان: اگر معیارها به وضوح بیان نشوند، نتایج ارزیابی ممکن است مورد قبول طرفین نباشد.
نتیجه‌گیری:
معیار های ارزیابی در تمام مراحل تدارکات باید به شفافیت، کارایی و دستیابی به بهترین نتایج کمک کنند. تدوین این معیارها به‌ صورت دقیق و اجرای آنها با نظارت کامل، می‌تواند نقش اساسی در موفقیت پروژه‌ های تدارکاتی داشته باشد. معیار های ارزیابی در مراحل مختلف تدارکاتی، نقش مهمی در موفقیت یا شکست پروژه‌ ها ایفا می‌کنند. برای کاهش تأثیرات منفی و افزایش تأثیرات مثبت، لازم است معیار ها به صورت شفاف، قابل درک، متناسب با شرایط و اهداف سازمان تدوین شوند و نظارت دقیق بر روند اجرا صورت گیرد.