تفتیش مؤثر و اهمیت آن

احسان الله نکته دان کارشناس ریاست عمومی تفتیش داخلی وزارت مالیه

اهمیت تفتیش به هیچ کسی پوشیده نیست. هر کس به اهمت آن آگاه بوده در تمام کشورها؛ چه در کشور های پیشرفته و چه در کشور های عقب مانده و رو به انکشاف  اهمیت تفتیش برازنده بوده هیچ کسی نمی تواند از آن چشم پوشی و  احساس بی نیازی نماید. اما اهمیت آن زمانی برجسته می شود که مؤثریت داشته باشد. و این که تفتیش مؤثر چیست و چه زمانی می توان تفتیش را مؤثر گفت و اهمیت آن در چیست و چه چیز باعث مؤثریت آن می شود و چه چیز از مؤثریت آن می کاهد، در این مقاله به صورت فشرده به آن پرداخته می شود.
نخست درخور ذکر می دانیم که یاد آور شویم تفتیش مؤثر بر محور کیفیت، لیاقت و رویکرد ها و استقلال نهاد تفتیش می چرخد. در عمل  تفتیش مؤثر نسبت به تفتیش غیر مؤثر بسیار آسان است تا آن را تعریف کنیم. به هر صورت، هر گاه برخی مشکلات در آینده آشکار شود، غیر مؤثر بودن تفتیش هویدا و روشن می شود. اما اگر کدام مشکل برجسته ای نمایان نشود، حقیقتی که تفتیش مؤثر نبود، ممکن است اشکار و هویدا نشود. و همچنان زمانی تفتیش را مؤثر می دانیم که در بدست آوردن اهداف تفتیش کامیاب بوده باشد.
شرط لازم برای یک تفتیش مؤثر، داشتن یک نهاد مؤثر تفتیش و تیم تفتیش است. نهاد نیاز به طرز العمل و رویکرد های سازنده دارد وتیم تفتیش نیاز به شناخت درست از صنعت تفتیش شونده، توأم با قضاوت های درست، بی طرفانه و استقلال ذهنی دارد. غیر محتمل است که یک تیم غیر مؤثر تفتیش مؤثری را انجام دهد، مگر این که تصادفاً چنین کاری صورت گیرد. همین گونه مؤثریت تیم تفتیش پیش شرط ضروری برای مؤثریت تفتیش است. همچنان یک تیم مؤثر تفتیش، بسیار محتمل است که از یک نهاد مؤثر تفتیش که توانایی جذب افراد لایق و شایسته را دارد، و سیستمی را برای آموزش داشته و در فعالیت های حرفه ای و مسلکی ایشان را یاری می رساند، سرچشمه گیرد. یک نهاد مؤثر نمی تواند تیم مؤثری را تضمین کند و یک تیم مؤثر نمی تواند یک تفیش مؤثری را تضمین کند. اما نبود اجزای سازنده این امر باعث نگرانی های حتمی کمیته تفتیش و ارزیابی کننده تفتیش می شود.
محصول یک تفیش در شکل یک سلسله گزارشات و ارایه هاست. تا حدی، مؤثریت تفیتش بر همان گزارشات و ارایه ها و بر سطح خدماتی که نهاد تفتیش ارایه می کند، قضاوت می شود. پی آمد یک تفتیش مؤثر مشمول صورت های مالی که یک نظر درست و منصفانه ارایه می دهد و  سفارشات که نهاد چگونه می تواند پروسه خود را بهبود بخشد، می باشد.
شناخت واضح از مؤثریت یک تفتیش پیش شرط و لازمه ارزیابی تفتیش است. مؤثریت ابعاد گسترده ای دارد که به هر دو؛ تفتیش به طور ویژه و به نهاد به طور عموم ارتباط می گیرد. افزون بر آن مؤثریت تا اندازه ای در چشم بیننده هویدا می شود. یعنی چیز های مختلف به افراد مختلف. مؤثریت مرکب از صلاحیت توافق رویه ای، کنتر ل کیفیت و اطمینان کیفیت است. توافق رویه ای به عنوان ابزار است که توسط نهاد و افراد به کار برده می شود تا اطمینان دهد که تفتیش با استاندار های تخنیکی مطابقت داشته؛ یعنی با مقررات حقوقی و  استاندارد های تفتیش مطابقت دارد.
گرچه مشکل است که قضاوت کنیم فلان تفتیش مؤثر است و فلان تفتیش غیر مؤثر. اما برخی ویژگی هایی است که می توان مؤثریت تفتیش را ارزیابی کنیم. این ویژگی ها مستلزم تیم مؤثر تفتیش است که دست کم یک عضو تیم تفتیش باید دانش کافی از صنعت و کسب و کار تفتیش داشته باشد. مفتش برای این که تفتیش مؤثر انجام دهد باید روابط مثبت با نهاد تفتیش شونده قایم کند، و به موارد زیر توجه داشته باشد:
1- مکاتبه: مکاتبه با نهاد پیش از این که تفتیش آغاز شود راه را برای تفتیش بدون اشکال و بی عیب هموار می سازد. مهم نیست که ارگان کوچک باشد یا بزرگ، باید نهاد تفتیش شونده قبل از آغاز تفتیش، از برنامه آگاه شود.
2- تفتیشی را انجام دهید که شما خودتان می خواهید تفتیش شوید. هیچ کسی مفتش که خود را همه چیز دان می پندارد، دوست ندارد؛ کسی که سخن می گوید ولی هرگز گوش نمی دهد. کسی که قدرت خود را بر وظایف مردم اعمال می کند. کسی که از القای ترس در مردم لذت می برد. مفتش باید به دیگران احترام بگذارد، مشغول کار خود باشد، کنجکاو و شنونده خوب باشد و نباید قضاوت خود را به وسیله ایده های از پیش تعیین شده بر دیگران تحمیل کند و بر آن سایه افگند.
3- دقیق و موشکاف باشد. مفتش باید از طریق کار به صورت دقیق، و جمع آوری شواهد قابل اعتماد، مصاحبه با برخی کارمندان پیش از رسیدن به یک نتیجه را انجام دهد و یادداشت های تفصیلی اخذ کند. با این همه، تفتیش یک هنر است، بنا بران انجام دادن آن به صورت درست باعث احترام نهاد تفتیش شونده و مردم می شود.
4-  تفتیش باید در ایجاد سودمندی ها و از بین بردن کاغذ پرانی ها یاری رساند. توانایی انجام این کار یکی از ویژگی های مفتش حرفه ای واقعی است. تفتیش باید کار های نهاد تفتیش شونده را آسان سازد و در تزیید سودمندی و باروری در ساحه کار نهاد تفتیش شونده را یاری می رساند.
5- مفتش هرگز منفی گرا نباشد. مفتشان نباید منفی گرا باشد؛ چه در گزارشات شفاهی و چه در گزارشات نوشتاری. وی باید اذعان نماید که جز سیستم نهاد به شمار می رود. وی افسر پلیس یا سارنوال نیست و باید رویکرد همکارانه با نهاد تفتیش شونده داشته باشد. اگر چیزی عاجلی ظاهر شود، فوراً آن را به توجه مسئول اداره تفتیش شونده برساند.
6- ترس را از پروسه تفتیش بردارید. به صورت ساده یاد آوری برخی اشیا در گزارش بعد از صدور معمولاً برای اداره تفتیش شونده ناراحت کننده است.
7- یک مفتش که بتواند عنصر ترس را بزداید و تفتیش شونده را راحت سازد، می تواند همکاری ایشان را جلب کند.
8- برنامه اقدامات اصلاحی مؤثر. اقدامات اصلاحی که به تفتیش شونده وضاحت می بخشد، ممکن است ایشان را برای بهبود تشویق کند.
همین گونه برای موارد دیگری نیز است که در تزیید مؤثریت تفتیش نقش دارد که از ترس اطاله موضوع از ذکر آن اجتناب شد.
اهمیت تفتیش مؤثر
نمی توان اهمیت تفتیش مؤثر را با جزئیات آن بیان کرد. برای هر نهاد چه دولتی و چه خصوصی باید دارای سیستم قوی باشد تا اطمینان دهد که اجراات مالی وغیر مالی ایشان درست و قابل ابتکار است. تفتیش های مؤثر تفتیش برازنده ای در اطمینان بخشی این که صورت های مالی عاری از اشتباهات، تقلب و اظهارات نادرست با اهمیت است، بازی می کند. در زیر برخی دلایلی که چرا تفتیش مؤثر مهم است اشاره می شود:
1- رعایت. تفتیش مؤثر نهاد را یاری می رساند تا الزامات قانونی را رعایت نماید.
2- مدیریت ریسک. تفتیش های مؤثر نهاد را در مدیریت ریسک یاری می رساند. از طریق شناسایی ساحات که کنترول مالی ممکن بهبود یابد، نهاد می توان ریسک تقلب و اشتباهات را کاهش دهد.
3- کنترول داخلی مالی را بهبود می بخشد. تفتیش مؤثر اداره را در شناسایی ساحات که کنترول مالی اش قابل بهبود است یاری می رساند. تفتیش مؤثر نقش بارزی در اطمینان بخشی این که صورت های مالی اش درست است و قابل ابتکارست بازی کند.
در پایان قابل ذکر است که برخی چالش ها و محدودیت ها؛ از قبیل فقدان شفافیت، مداخلات سیاسی، منابع محدود، موانع قانونی و قلب کارمندان مجرب و مخلص باعث می شود تا در مؤثریت تفتیش کاهش ایجاد شود و مفتش نتواند وظایف خویش را به صورت مؤثر به انجام رساند.