مدیریت زمان برای کارمندان و رئیسان

مدیریت زمان  یک مهارت اساسی است که به افراد کمک می‌کند تا بهترین استفاده ممکن از زمان خود را داشته باشند و به عنوان یک عامل کلیدی در موفقیت شخصی و حرفه‌ای شناخته می‌شود. در این مقاله، به بررسی اهمیت مدیریت زمان، روش‌های موثر برای بهبود مدیریت زمان و نکات کلیدی برای موفقیت در این زمینه می‌پردازیم نخست به سوالات ذیل باید پاسخ داد:

1- چند وقت شما شده است که شما خواسته باشید در طول روز یک فعالیت خاص را انجام دهید اما نشده باشد؟

2-چند وقت شده که شما کاری را شروع کرده اید اما نتوانسته اید تکمیلش کنید؟

3-آیا به زمان های که روزانه صرف کارها می کنید تا به حال فکر کرده اید؟

4- آیا از نحوه پردازش و استفاده این اوقات راضی هستید؟

5- وآیا فکر کرده اید در روز ماه و سال چقدر اوقات خود را هدر می دهید؟

 

در این مقاله بصورت جدی ما این مباحث را نظر به کتاب قانون 5 ثانیه مل رابینز آرایه خواهیم کرد در این کتاب رابینز تجربه خود را که یک شب اعلان تجاری را دیده بود بیان می کند وی می گوید یک شب در یک رسانه آگهی پرتاب یک موشک را دیده بود که از پنج تا یک شمارش کرده و موشک شلیک شده بود این شمارش وی را به وجد آورد و از آن پس از این قانون در زنده گی استفاده می کند اما در کل چرا قانون 5 ثانیه مهم است خوب برای درک بهتر سوالات ذیل را در نظر می گیریم:

1. آیا تا به حال در زمان خشم نفس عمیق کشیده و چند ثانیه با خود مکث کرده اید؟
2. و آیا زمان پریدن از بلندی استخر حوض با خود شمارش کرده اید و پریده اید؟

 

اگر شما این کارها را کرده باشید شما می بینید این حرکات باعث آرامش و روحیه دادن به شما می شود قوانین مختلفی برای کنترل زمان وجود دارد و کتاب های زیادی در این بخش نوشته شده اند که بهترین های آن نظر به تجربه شخصی من قانون 5 ثانیه و قانون هشتاد بیست است که در این مقاله به آن می پردازیم.

اهمیت مدیریت زمان:
مدیریت زمان نقش بسیار مهمی در زندگی افراد ایفا می‌کند. با مدیریت صحیح زمان، افراد قادر خواهند بود به بهترین شکل ممکن وظایف و کارهای خود را انجام دهند و به دستاوردهای بزرگ‌تری دست پیدا کنند. همچنین، مدیریت زمان به افراد کمک می‌کند تا استرس و فشار روزمره را کاهش دهند و احساس کنترل بیشتری بر زندگی خود داشته باشند.

روش‌های موثر برای بهبود مدیریت زمان:
تعیین اولویت‌ها: اولین گام در مدیریت زمان، تعیین اولویت‌های کارها و وظایف است. افراد باید وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت آن‌ها مرتب کنند شما می توانید در این بخش یک چک لیست از کارهای مهم برای خود ایجاد کنید که روزانه هفته وار و ماهانه آن ها را می خواهید انجام دهید و در آخر روز ماه و هفته باید چک لیست خود را چک کرده و ببینید کدام بخش ها را انجام داده اید.

برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی موثر از جمله عوامل کلیدی در موفقیت در مدیریت زمان است. افراد باید برنامه‌های روزانه، هفتگی یا حتی ماهانه خود را تعیین کنند و به آن‌ها عمل کنند برنامه ریزی درست و ترتیب کارها می تواند جلوی خسته گی شما را در طول کارها بگیرید این موضوع همیشه برای ما و شما پیش آمده که از کاری خسته شده ایم آیا فکر کرده اید چرا؟

دلیل آن بدون برنامه بودن شما است به گونه مثال اگر شما می خواهید به کلپ ورزشی بروید و زمان درستی برای رفتن به آن تعیین نکرده اید شما در این بخش ناکام هستید یک کار منظم همیشه گی بهتر است از یک کار سخت بدون برنامه شاید این موضوع را در بعضی از مکان ها خوانده باشید که زیرک کار کنید نه سخت!!

 

پروکرستیناسیون: یا تعویق یکی از بدترین عادات ما و شما است که در این بخش افراد کار خود را به امروز و فردا می اندازند شاید این عادت همیشه گی ما است که می گویم فردا این کار ار می کنم یا عادت افراد چاق همیشه اینست که می گویند شنبه به کلپ می روم و اگر از خود آنها بپرسید می گویند سالهاست این شنبه ما نمی رسد!

به قول مولانا

صوفی ابن الوقت باشد ای رفیق

نیست فردا گفتن از شرط طریق

 

 

 

 

قوانین مدیریت زمان:

 

قانون 5 ثانیه

روی کارهای خود تمرکز کنید و 5 ثانیه با خود از پنج به یک بشمارید و نفس عمیق بکشید با تمرین این کار از نگاه روانشناسی بدن و درون شما آماده گی انجام همان کار را می گیرد و در درون شما انگیزه انجام کار پیدا می شود نویسنده کتاب قانون پنج ثانیه می گوید وی با این قانون در سردترین روزها نیز صبح زود از خواب بر می خیست.

اصل پارتو و مدیریت زمان (قانون ۸۰/۲۰)

در این اصل شما باید تمام تمرکز خود را در 20 درصد کار که بخش مهم است بپردازید به گونه مثال اگر 100 کارمند دارید و فقط 20 نفر آنها سخت کار می کنند معاش آن 20 نفر را افزایش دهید ببینید 80 نفر باقی از این پس چگونه کار می کنند یا اگر آماده گی کانکور می خوانید تمرکز خود را روی 20 درصد سخت و مشترک بیندازید و معجزه را ببینید.

 

انجام یک کار در لحظه

افرادی که چند کار را در یک لحظه انجام می دهند همیشه ناکام هستند و این تجربه شخصی من است من همیشه چندین کار را برای مدیریت زمان خود انجام می دهم گاهی بیش از 10 کار در عین وقت!

اما تجربه کلی من ناکامی یا پیروزی اندک بوده است برای موثریت کارهای خود اگر تعداد کارهایتان کم است و در یک روز و زمان مشخص قابل انجام است در هر لحظه روی یکی تمرکز کنید و آن را انجام دهید و معجزه را ببینید!

دوری از عوامل حواس پرتی

بزرگترین دلیل شکست اکثریت ما شاید بارها برایتان پیش آمده باشد که می خواستید یک کتاب را بخوانید اما مسجی در مبایل تان آمده باشد یا یک چیزی حواس شما را پرت کرده باشد اگر می خواهید در یک بخش کامیاب باشید نخست سعی کنید از عواملی که شما را در آن بخش حواس پرت می کند دوری کنید و آنگاه معجزه را خواهید دید!

 

تقسیم کار

کارهای خود را تقسیم کنید به گونه مثال شما یک دانشجو کانکور را در نظر بگیرید وی جمعه امتحان ریاضی هندسه فزیک و کیمیا با هم دارد و یک هفته برای درس خواندن اگر شما باشید چی می کنید هر روز یک کتاب می خوانید یا یک روز نقاط مشترک را؟ این قانون می گوید اگر شما می خواهید در کارهای خود پیروز باشید کارهای همسان را نزدیک به هم انجام دهید مثلا خواندن ریاضی و هندسه و مثلثات با هم بهتر است چون همه مربوط علم حساب می شود آنگاه معجزه را خواهید دید!
 

نکات کلیدی برای موفقیت در مدیریت زمان:
منظم باشید

کارها را تقسیم کنید

اولیت بندی کنید

و با پشتکار باشید